Tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Laatimispäivä: 21.11.2018

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Findea Oy
Y-tunnus: 2047181-1
Kotipaikka: Kokkola
Osoite: Kustaa Aadolfinkatu 3, 67100 Kokkola
Puhelin: 044 0110 53

2. Rekisteriasioista vastaava

Findea Oy Joona Tokola
puhelin: 0440110053, s-posti: findea@findea.fi

3. Rekisterin nimi

Vuokra-asuntojen hakijoiden ja asukkaiden sekä myyntiasuntojen ostajien sekä yhteydenottoa pyytävien rekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yhteydenottoa pyytävien osalta henkilötietoja käsitellään vain kyseistä pyydettyä yhteydenottoa varten. Yhteydenottoa pyytävien osalta käsittely perustuu suostumukseen, joten sille on henkilötietoasetuksen 6 artiklan 1 a) kohdan mukainen peruste.

Vuokra-asuntojen osalta henkilötietoja käsitellään yrityksessämme vuokra-asunnon hakumenettelyä, vuokrasopimuksen solmimista ja vuokrasuhteen ylläpitoon liittyviä toimia varten sekä mahdollisia vuokrasuhteen päättymisen jälkeen koskevia oikeuksia tai velvollisuuksia varten. Vuokralaisten ja hakijoiden osalta käsittely perustuu suostumukseen ja vuokrasopimusta edeltäviin toimenpiteisiin sekä vuokrasopimuksen toteuttamiseen, jota rekisteröidyt ovat vuokrahaussaan pyytäneet, joten käsittelylle on henkilötietoasetuksen 6 artiklan 1 a) ja b) kohtien mukaiset perusteet.

Huoneistojen myynnin osalta henkilötietoja käsitellään kauppasopimuksen laatimista ja myynnin toteuttamista varten. Käsittely perustuu sopimuksen täytäntöön panemiseksi, joten sille on henkilötietoasetuksen 6 artiklan 1 a) kohdan mukainen peruste.

5. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsitellään ainoastaan Findea Oy:n oman henkilökunnan sekä mahdollisesti IT-tuen toimesta, jolla on tekninen pääsy Findea Oy:n järjestelmiin niiden ylläpito- ja tukitehtävien hoitamisen vuoksi. Henkilötietojen käsittelijät saavat käsitellä henkilötietoja vain Findea Oy:n antamien ohjeiden mukaisesti.

6. Rekisterin tietosisältö

Yhteydenoton pyytäjistä kerätään nimi ja sähköpostiosoite sekä heidän mahdollisesti antamansa muut tiedot.

Hakijoista kerätään etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero, henkilötunnus, sähköposti, arvo tai ammattia, sekä toimipaikka tai työnantaja.

Vuokralaisista kerätään edellä mainittujen hakijan tietojen lisäksi luottotiedot.

Ostajista kerätään etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero, henkilötunnus ja mahdollinen sähköpostiosoite.

Mainittujen henkilötietojen antaminen on edellytys, jotta yhteydenoton pyytäjään voidaan ottaa yhteyttä, hakija voidaan ottaa huomioon vuokra-asuntohaussa, vuokralaisen kanssa voidaan laatia ja ylläpitää vuokrasuhdetta ja ostajien kanssa voidaan tehdä kauppasopimus. Toimia ei voida toteuttaa, mikäli tietoja jätetään antamatta.

Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään. Lisäksi vuokralaisten luottotiedot saadaan Suomen Asiakastieto Oy:ltä.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Yhteydenottoa pyytävien ja hakijoiden tietoja ei luovuteta muille.

Vuokralaisten tietoja luovutetaan tarvittaessa isännöinnille ja kiinteistöhuollolle, jotta he voivat huolehtivat vuokra-asunnon ja sen kiinteistön ylläpitoon liittyvistä toimista.

Ostajien tietoja luovutetaan vain, jos viranomaismääräykset edellyttävät ostajien tietojen antamista viranomaisille.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin henkilötietoja ei luovuteta tahoille, jotka sijaitsevat EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalista aineistoa vuokralaisista säilytetään lukitussa tilassa.

IT-järjestelmissä oleviin henkilötietoihin on käyttöoikeudet vain sellaisilla henkilöillä, joilla on työtehtäviensä vuoksi oltava pääsy henkilötietoihin. Käyttöoikeudet on rajattu henkilöiden työtehtävien sisällön perusteella. Järjestelmiin on mahdollista ottaa yhteys ainoastaan suojatun yhteyden yli.

11. Henkilötietojen säilytys ja poistaminen

Yhteydenoton pyytäjien henkilötietoja säilytetään vain se aika, kun yhteydenotto on suoritettu.

Hakijoiden henkilötietoja säilytetään vain se aika, kun tiedot ovat tarpeen vuokralaisvalinnan tekemiseksi.

Vuokralaisten henkilötietoja säilytetään se aika, jonka vuokrasuhde on voimassa ja sen päättymisen jälkeen tarvittavalta osin enintään se aika, jossa kaikki velvoitteet osapuolten välillä on selvitetty, tai jonka laki velvoittaa tietoja säilyttämään.

Ostajien henkilötietoja säilytetään se aika, joka on tarpeen kaupasta johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden toteuttamiseksi, tai jonka laki velvoittaa tietoja säilyttämään.

12. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jokaisella rekisteriin rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus:

• tarkastaa rekisteriin tallennetut omat henkilötietonsa,
• vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista sekä tietyissä tapauksissa henkilötietojen poistamista ja
• peruuttaa suostumuksensa omien henkilötietojensa käsittelyyn tai tietyissä tapauksissa vaatia käsittelyn rajoittamista.

Pyynnöt voi osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Findea Oy:stä Tietosuojavaltuutetulle.